Шапка листа – перший елемент, який бачить отримувач після відкриття листа. Вона виконує важливу функцію звернення уваги та зацікавленості отримувача. Якщо ви хочете, щоб ваш лист був прочитаний, вам необхідно правильно задати тон і зміст у шапці.
Перш за все, в шапці листа потрібно вказати адресата (отримувача) – це може бути назва компанії або прізвище та ім’я отримувача. Важливо, щоб адресат почував, що цей лист був написаний саме для нього.
Крім адресата, також важливо вказати ваше прізвище та ім’я, посаду або назву компанії, з якої лист надсилався. Це дозволяє адресату знати, хто є автором листа і з якого приводу ви звертаєтесь до нього. Також можна додати контактну інформацію, таку як номер телефону або електронну пошту, щоб адресат міг з вами зв’язатися за потреби.
Приклади:
Вітаю, Наталя!
Шановний пані/пане Іванова!
Від Сергія Петренка
З повагою,
Микола Іванович
Кращі поради Щодо оформлення шапки листа
Оформлення шапки листа є важливою частиною створення професійного вигляду вашого листа. Дотримання кращих практик щодо оформлення шапки листа може поліпшити його зовнішній вигляд і робити його більш привабливим та професійним.
| Ваше ім’я: | Введіть ваше ім’я тут |
| Ваша посада: | Введіть вашу посаду тут |
| Назва організації: | Введіть назву вашої організації тут |
| Контактні дані: | Введіть ваші контактні дані тут |
Шапка листа повинна містити ваше повне ім’я, посаду і назву організації. Крім того, надайте свої контактні дані, такі як адреса електронної пошти і номер телефону, щоб отримувач міг зв’язатися з вами.
Для покращення читабельності листа, розмістіть шапку у верхній частині документа і зробіть її виділеною, використовуючи відмінну від основного тексту шрифтову форму, розмір і колір. Зверніть увагу на те, щоб шапка виглядала привабливо і професійно.
Не забудьте, що шапка листа створює перший враження про вас, тому вона повинна бути бездоганно оформлена і краще вражати.
Як виглядає вдала шапка листа
Шапка листа є першим, що бачить отримувач, тому вона повинна бути привабливою і інформативною. Ось кілька рекомендацій, щоб зробити шапку листа вдалою:
Логотип або назва компанії: Розмістіть логотип або назву вашої компанії у верхній частині шапки. Це допоможе отримувачу впізнати лист від вашої компанії і створить позитивне враження.
Контактна інформація: Додайте контактну інформацію, таку як телефон, електронна пошта або адреса, щоб отримувач міг швидко зв’язатися з вами, якщо потрібно.
Посилання на соціальні мережі: Якщо ваша компанія має сторінки в соціальних мережах, включіть посилання на них у шапці листа. Це зможе залучити отримувача до вашого профілю в соціальній мережі і підвищить його інтерес до вашої компанії.
Заголовок і підзаголовок: Додайте привітальний заголовок і підзаголовок, які зацікавлять отримувача і нададуть коротке уявлення про зміст листа.
Образи або графіка: Якщо це відповідно до змісту і стилю листа, ви можете включити образи або графіку у шапку листа, щоб зробити його більш привабливим і запам’ятовуваним.
Загальна мета шапки листа – створити позитивний і переконливий перший враження, щоб отримувач був зацікавлений у відкритті та прочитанні вашого листа. Вдалий дизайн шапки листа допоможе досягнути цієї мети.
Елементи, які варто включити
Заголовок: В назві листа слід вказати, наскільки першорядна й актуальна є його зміст. Переконайтесь, що заголовок чітко відображає основну мету листа.
Логотип: Якщо ви розсилаєте лист від підприємства або організації, додайте свій логотип для посилення впізнаваності та професійного вигляду.
Контактна інформація: Включіть свої контактні дані, такі як повне ім’я, посада, телефон, електронна пошта та посилання на веб-сайт. Це надасть отримувачу листа можливість легко зв’язатися з вами.
Дата: Додайте дату надіслання листа, щоб отримувачі могли легко визначити, наскільки свіжа інформація в листі.
Підпис: Розмістіть свою формальну або неформальну підпис після основного тексту листа. Це нагадає отримувачам про вашу особистість і додасть особистісний акцент до повідомлення.
Службова інформація: Наразі відсутня
Вітання або вступ: Привітайте отримувача листа та коротко попрощайтеся. Це створить відчуття особистого підходу і професіоналізму.
Пояснювальний текст: В основному тексті листа розкажіть, які проблеми ви намагаєтеся вирішити або яку інформацію надаєте. Врахуйте інтереси та потреби отримувача листа і поясніть, як ви можете йому допомогти.
Відповідалку: Закликайте отримувачів листа відповісти на ваш лист або надати додаткову інформацію, якщо це необхідно. Включіть свій контактний номер телефону або посилання на форму зворотного зв’язку, щоб зробити відповідь ще зручнішою.
Відключення від розсилки: Пропонуйте отримувачам можливість відмовитися від майбутніх розсилок, якщо вони більше не бажають отримувати повідомлення від вас. Забезпечення можливості відключення від розсилки покращить вашу репутацію та відношення зі споживачами.
Прощання: Завершіть лист короткими словами прощання, такими як “З повагою” або “Найкращі побажання”, та підпишіться під ними своїм іменем і посадою.
Додатки: Якщо є додатки, зазначте це, наприклад, шляхом додавання розділу “Додатки” після основного тексту листа і перелічіть всі додатки, які ви додаєте до повідомлення.
Гарний заголовок, чітка структура та включення важливої інформації допоможуть вам створити ефективну шапку листа, яка приверне увагу отримувача та зробить процес комунікації більш продуктивним.